Visa Công Tác Hàn Quốc 2025: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

Cập nhật bài viết: "Visa Công Tác Hàn Quốc 2025: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp" ngày 02/06/2025 tại đơn vị tư vấn tour trong và ngoài nước TiimTravel 

Visa công tác Hàn Quốc C-3-4 là loại visa không định cư dành cho các hoạt động thương mại. Thời gian xử lý 10 ngày làm việc, cho phép lưu trú tối đa 90 ngày.

Visa công tác C-3-4 là gì?

Visa công tác Hàn Quốc (C-3-4), còn gọi là visa thương mại, là loại visa ngắn hạn không định cư dành cho công dân Việt Nam nhập cảnh vào Hàn Quốc vì mục đích kinh doanh, thương mại nhưng không được nhận thù lao.

Đây là loại visa phổ biến nhất cho các chuyến công tác ngắn hạn như:

• Ký kết hợp đồng

• Tham dự hội thảo, hội nghị

• Khảo sát thị trường

• Gặp gỡ, họp mặt đối tác

• Tư vấn hoặc hỗ trợ kinh doanh

Visa C-3-4 có thời hạn lưu trú tối đa 90 ngày và thường được cấp cho 1 lần nhập cảnh. Trường hợp cần nhập cảnh nhiều lần, người lao động có thể cân nhắc xin visa multi 1 năm hoặc 5 năm theo diện doanh nghiệp thường xuyên giao thương.

Visa C-3-4 không cho phép:

• Làm việc có nhận lương tại Hàn Quốc

• Nhận thù lao từ bất kỳ tổ chức, cá nhân Hàn Quốc nào

Tất cả chi phí liên quan đến chuyến đi thường do công ty cử đi chịu trách nhiệm, hoặc do người xin visa tự chi trả.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp:

Việc hiểu rõ tính chất của visa công tác C-3-4 giúp bạn:

• Chuẩn bị hồ sơ đúng mục đích

• Tránh bị từ chối visa vì khai sai mục đích

• Giảm thiểu rủi ro khi làm việc với lãnh sự quán

Hướng dẫn xin visa Hàn >>> Hướng dẫn chi tiết từ A - Z

Đối tượng được cấp visa công tác

Visa công tác Hàn Quốc C-3-4 được cấp cho những cá nhân tham gia vào các hoạt động thương mại hợp pháp mà không nhận thù lao tại Hàn Quốc. Việc hiểu rõ các đối tượng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng nhân sự và chuẩn bị hồ sơ hiệu quả.

Danh sách đối tượng phù hợp:

Ngoài ra, visa công tác C-3-4 cũng áp dụng cho:

• Người được cử sang Hàn Quốc để thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

• Người được cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Hàn Quốc mời chính thức để tham dự họp, ký kết hợp đồng, tham quan nhà máy

• Nhân viên thực hiện lắp đặt, bảo trì, kiểm tra, vận hành máy móc nhập khẩu/xuất khẩu

• Người sang tập huấn, hướng dẫn kỹ thuật ngắn hạn có liên quan đến hợp đồng thương mại

Lưu ý:

• Mọi hoạt động phải hợp pháp và đúng mục đích thương mại, không được có yếu tố lao động nhận lương từ phía Hàn Quốc.

• Hồ sơ cần chứng minh rõ ràng vai trò công tác, thư mời từ phía Hàn Quốc, và thư cử đi từ công ty tại Việt Nam.

Hồ sơ xin visa công tác chi tiết

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt giúp tăng khả năng đậu visa công tác Hàn Quốc (C-3-4). Dưới đây là danh sách các giấy tờ cá nhân và từ doanh nghiệp cần có khi nộp hồ sơ xin visa.

Hồ sơ cá nhân cần thiết

Hồ sơ từ phía doanh nghiệp cử đi

Công ty tại Việt Nam cử nhân viên đi công tác cần chuẩn bị:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng)

• Thư cử đi công tác ghi rõ:

  • Họ tên nhân viên

  • Mục đích chuyến đi

  • Thời gian, địa điểm công tác

  • Ai chi trả chi phí

• Thư bảo lãnh tài chính từ công ty (cam kết chi trả toàn bộ chi phí và bảo đảm nhân viên quay về đúng hạn) – cần chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu công ty.

• Bảng lương 3 tháng gần nhất

• Hợp đồng lao động

• Hợp đồng hợp tác hoặc thỏa thuận thương mại với đối tác Hàn Quốc (nếu có, nên có công chứng)

• Sao kê tài khoản ngân hàng của công ty trong 3 tháng gần nhất

• Báo cáo thuế/quyết toán thuế (nếu được yêu cầu)

Lưu ý quan trọng

• Các giấy tờ bằng tiếng Việt nên được dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Hàn theo yêu cầu của Lãnh sự quán.

• Hồ sơ nên được nộp trước lịch trình công tác ít nhất 15–20 ngày làm việc.

VISA HÀN BỊ TỪ CHỐI VÀ CÁCH XIN LẠI >> XEM NGAY HƯỚNG DẪN 

Thủ tục nộp hồ sơ visa C-3-4

Để xin visa công tác C-3-4, người nộp không thể nộp trực tiếp tại Lãnh sự quán Hàn Quốc, mà phải thực hiện tại các Trungtâm tiếp nhận thị thực (Korea Visa Application Center – KVAC). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình nộp hồ sơ.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

• Kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ cá nhân và hồ sơ từ doanh nghiệp theo danh sách yêu cầu.

• Các giấy tờ tiếng Việt phải được dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Hàn.

• Phần lớn giấy tờ như thư mời, thư cử đi công tác, sao kê tài chính… cần được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất để đảm bảo hiệu lực.

Bước 2: Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ

• Truy cập website chính thức: https://www.visa.go.kr hoặc trang riêng của Korea Visa Application Center để đặt lịch.

• Cung cấp chính xác thông tin cá nhân, hộ chiếu và mục đích công tác.

• Trong mùa cao điểm, lịch hẹn có thể kín từ 1–2 tuần, nên cần đặt sớm.

Bước 3: Nộp hồ sơ trực tiếp

• Đến trung tâm vào đúng thời gian hẹn, mang theo:

  • Hồ sơ bản gốc

  • Bản photo công chứng các giấy tờ

  • Phí visa (thanh toán tại chỗ, thường khoảng 60–80 USD tuỳ loại)

• Thời gian xử lý: 30–45 phút

• Sau khi nộp, bạn sẽ nhận được biên nhận có mã số tra cứu tình trạng hồ sơ online.

Địa chỉ các Trung tâm KVAC chính thức

Lưu ý khi đến nộp hồ sơ:

• Nên đến trước giờ hẹn 15–20 phút để xếp hàng và kiểm tra hồ sơ.

• Một số trường hợp có thể được yêu cầu phỏng vấn trực tiếp nếu hồ sơ chưa rõ ràng.

Thời gian xét duyệt hồ sơ visa công tác

Thời gian xét duyệt visa công tác Hàn Quốc thường mất từ 5–7 ngày làm việc, có thể kéo dài hơn trong mùa cao điểm hoặc các dịp lễ.

Bạn có thể tra cứu tình trạng xử lý visa tại trang chính thức:
https://www.visa.go.kr/openPage.do?MENU_ID=10105

Chi phí và thời gian xử lý visa công tác Hàn Quốc

Dưới đây là bảng chi phí chi tiết khi xin visa công tác tại Hàn Quốc:

• Thời gian xử lý hồ sơ: 10 ngày làm việc (không bao gồm thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ). Trong mùa cao điểm, thời gian có thể kéo dài thêm 3-5 ngày.

• Dịch vụ tăng tốc: Hiện không có dịch vụ xử lý nhanh chính thức. Tuy nhiên, hồ sơ chuẩn bị đầy đủ và chính xác sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt.

• Phương thức thanh toán: Chỉ nhận tiền mặt tại trung tâm đăng ký visa, chuẩn bị đúng số tiền vì không có dịch vụ đổi tiền tại đây. Lệ phí không được hoàn lại trong mọi trường hợp, kể cả khi hồ sơ bị từ chối.

Lưu ý quan trọng khi xin visa công tác Hàn Quốc

• Nên nộp hồ sơ ít nhất 3 tuần trước ngày dự kiến khởi hành để đảm bảo đủ thời gian xử lý visa.

• Trong các dịp lễ Tết hoặc sự kiện lớn tại Hàn Quốc, lượng hồ sơ tăng cao có thể ảnh hưởng đến thời gian xét duyệt.

• Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng giúp hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung hoặc phỏng vấn, từ đó rút ngắn thời gian xin visa.

BẠN CẦN VISA DU LỊCH/CÔNG TÁC >>> TIIMTRAVEL HỖ TRỢ TỪ 3 - 5 NGÀY | LIÊN HỆ: 0833.682.766

Đầu tư phát triển nguồn nhân lực qua du học

Bên cạnh visa công tác, việc đầu tư vào giáo dục và phát triển nguồn nhân lực thông qua các chương trình du học như du học New Zealand cũng là chiến lược dài hạn giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Yếu tố quyết định thành công:

Thư mời từ đối tác Hàn Quốc phải chi tiết và chính xác, bao gồm thông tin về công ty mời, mục đích cụ thể của chuyến công tác, lịch trình dự kiến và cam kết hỗ trợ. Thư mời càng chi tiết và có tính khả thi cao thì khả năng được duyệt càng lớn.

Tình hình tài chính của cả cá nhân và doanh nghiệp cần được chứng minh rõ ràng. Sao kê ngân hàng phải thể hiện số dư ổn định trong ít nhất 3 tháng gần nhất. Đối với doanh nghiệp, báo cáo tài chính và giấy phép kinh doanh hợp lệ là yếu tố không thể thiếu.

Những lỗi thường gặp cần tránh:

Thông tin không nhất quán giữa các giấy tờ là nguyên nhân phổ biến dẫn đến từ chối visa. Cần kiểm tra kỹ tên tuổi, địa chỉ, ngày tháng trên tất cả tài liệu. Mục đích chuyến đi phải được mô tả rõ ràng và phù hợp với loại visa đăng ký.

Việc nộp hồ sơ thiếu hoặc giấy tờ hết hạn cũng là nguyên nhân thường gặp. Đặc biệt chú ý đến thời hạn của hộ chiếu, cần còn ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh. Ảnh visa phải đúng quy cách và chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.

Mẹo tăng độ tin cậy:

Cung cấp thêm các tài liệu chứng minh ràng buộc với Việt Nam như sổ đỏ, hợp đồng lao động dài hạn, hoặc học bạ của con em. Những người đã từng đi nước ngoài và trở về đúng hạn sẽ có lợi thế lớn.

Nếu có kế hoạch phát triển sự nghiệp quốc tế, các chương trình du học New Zealand hoặc du học tại Hàn Quốc cũng là những lựa chọn đáng cân nhắc để nâng cao trình độ và mở rộng cơ hội việc làm.

Quy định nhập cảnh và lưu trú

Visa công tác C-3-4 cho phép lưu trú tối đa 90 ngày tại Hàn Quốc với một lần nhập cảnh. Tuy nhiên, có nhiều quy định quan trọng mà du khách cần tuân thủ nghiêm ngặt để tránh vi phạm pháp luật địa phương.

Quy định tại cửa khẩu: Khi nhập cảnh, cần chuẩn bị sẵn các giấy tờ như thư mời, lịch trình chi tiết, thông tin nơi lưu trú và vé máy bay khứ hồi. Cán bộ xuất nhập cảnh có thể hỏi về mục đích và thời gian lưu trú, cần trả lời thành thật và chính xác theo nội dung trong hồ sơ visa.

Số tiền mang theo nên dao động từ 2,000-5,000 USD hoặc tương đương, không nên mang quá nhiều tiền mặt để tránh phải khai báo phức tạp. Một số vật phẩm bị hạn chế như thực phẩm tươi sống, thuốc men không kê đơn cần được khai báo đúng quy định.

Trong thời gian lưu trú: Phải lưu trú đúng địa chỉ đã khai báo trong hồ sơ visa và thông báo với cơ quan chức năng nếu có thay đổi. Nghiêm cấm tham gia các hoạt động kiếm tiền hoặc làm việc không được phép theo điều khoản của visa C-3-4.

Gia hạn visa: Trong trường hợp đặc biệt cần gia hạn lưu trú, phải nộp đơn xin gia hạn ít nhất 10 ngày trước khi visa hết hạn. Việc gia hạn chỉ được chấp nhận khi có lý do chính đáng và đủ giấy tờ chứng minh.

Xuất cảnh: Phải rời khỏi Hàn Quốc trước khi visa hết hạn. Vi phạm quy định này có thể dẫn đến bị cấm nhập cảnh trong thời gian dài và ảnh hưởng đến việc xin visa trong tương lai.

Đối với những ai có ý định học tập lâu dài tại nước ngoài, các chương trình du học New Zealand với chính sách visa linh hoạt và cơ hội định cư sau tốt nghiệp là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng khi cử nhân viên đi công tác Hàn Quốc để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. Việc hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi sẽ giúp tránh những rủi ro không đáng có.

Trách nhiệm của doanh nghiệp: Công ty cần đảm bảo thông tin trong thư cử đi và thư bảo lãnh phải chính xác, chi tiết về mục đích, thời gian và chi phí của chuyến công tác. Mọi thay đổi về lịch trình hoặc nhân sự phải được thông báo kỳ thời cho cơ quan có thẩm quyền.

Việc mua bảo hiểm du lịch quốc tế cho nhân viên là điều bắt buộc, với mức bảo hiểm tối thiểu 30,000 USD. Bảo hiểm phải có hiệu lực trong toàn bộ thời gian lưu trú tại Hàn Quốc và bao phủ các rủi ro về y tế, tai nạn.

Quản lý nhân sự đi công tác: Chọn lựa nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc và có khả năng thích ứng với môi trường làm việc quốc tế. Ưu tiên những người có kinh nghiệm đi nước ngoài hoặc có trình độ ngoại ngữ tốt.

Cung cấp đào tạo cơ bản về văn hóa, phong tục và quy định pháp luật của Hàn Quốc. Điều này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn tránh những vi phạm không đáng có.

Lưu trữ hồ sơ và báo cáo: Lưu giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến chuyến công tác như visa, vé máy bay, hợp đồng với đối tác. Những tài liệu này có thể cần thiết cho các lần xin visa tiếp theo hoặc khi có thanh tra của cơ quan chức năng.

Yêu cầu nhân viên báo cáo định kỳ về tiến độ công việc và tình hình lưu trú. Việc giám sát này giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo an toàn cho nhân viên.

Kế hoạch phát triển dài hạn: Xây dựng mối quan hệ bền vững với các đối tác Hàn Quốc để tạo thuận lợi cho các chuyến công tác trong tương lai. Điều này cũng mở ra cơ hội hợp tác trong lĩnh vực giáo dục, bao gồm việc tìm hiểu các chương trình du học New Zealand cho con em nhân viên.

FAQ - Câu hỏi thường gặp

1. Visa công tác C-3-4 có thể gia hạn được không? Có thể gia hạn trong những trường hợp đặc biệt như công việc kéo dài do bất khả kháng, nhưng phải nộp đơn ít nhất 10 ngày trước khi hết hạn. Tuy nhiên, tỷ lệ chấp thuận gia hạn khá thấp và cần có lý do chính đáng kèm đầy đủ giấy tờ chứng minh.

2. Có thể chuyển đổi từ visa công tác sang loại visa khác không? Theo quy định hiện tại, visa C-3-4 không thể chuyển đổi sang các loại visa khác như visa lao động hoặc visa định cư khi đang lưu trú tại Hàn Quốc. Nếu có nhu cầu thay đổi mục đích lưu trú, cần xuất cảnh và xin visa mới từ Việt Nam.

3. Chi phí sinh hoạt tại Hàn Quốc trong thời gian công tác khoảng bao nhiêu? Chi phí sinh hoạt trung bình dao động từ 80-150 USD/ngày tùy thuộc vào khu vực lưu trú và mức độ tiêu dùng. Seoul và Busan có chi phí cao hơn các thành phố khác. Nên chuẩn bị ngân sách dự phòng 20-30% so với ước tính ban đầu.

4. Visa công tác có cho phép mang theo gia đình không? Visa C-3-4 chỉ cấp cho cá nhân đi công tác, không bao gồm gia đình. Nếu gia đình muốn đi cùng, cần xin visa du lịch riêng và phải đảm bảo đủ điều kiện tài chính cũng như các yêu cầu khác của loại visa du lịch.

Visa Anh | Visa Mỹ | Visa Đức | Thẻ Apec | Thẻ Tạm Trú | Giấy phép lao động