Bất kỳ dự án nào của công ty nếu muốn thành công thì đều phải được lập kế hoạch rất chi tiết và thực hiện một cách chu toàn về mọi mặt. Việc tổ chức chuyến du lịch cho nhân viên trong công ty cũng vậy.
Tổ chức chuyến du lịch cho nhân viên trong công ty, hay còn gọi là company trip, hay outing trip, nghe có vẻ đơn giản, nhưng để thực hiện một chuyến du lịch cho công ty vừa tiết kiệm lại vừa hiệu quả, thì không phải đơn giản. Người tổ chức phải am hiểu được rất nhiều chi tiết bên trong một chuyến đi. Người tổ chức phải biết lập kế hoạch rất rõ ràng. Ngoài ra, người tổ chức phải biết cách xử lý tình huống khi có sự việc ngoài ý muốn phát sinh.
Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu một số bí quyết để tổ chức một chuyến du lịch cho công ty vừa tiết kiệm vừa hiệu quả.
I/ TRƯỚC CHUYẾN ĐI
1. Xác định mục tiêu cho company trip
Mọi hoạt động đều phải có lợi ích hoặc mục tiêu rõ ràng. Công ty xác định mục tiêu cho chuyến company trip là gì. Sau đây là gợi ý các lợi ích mà chuyến du lịch cho công ty có thể mang lại:
Phát triển mối quan hệ, gia tăng kết nối, thúc đẩy hòa nhập giữa các nhân sự với nhau
Gia tăng động lực làm việc, khích lệ nhân viên
Cơ hội để làm mới và nạp lại năng lượng
Giữ chân nhân tài
Thu hút nhân sự mới, nhân tài mới về với công ty
Đánh giá được tiềm năng của nhân viên
Khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên
Cơ hội tốt để truyền đạt những giá trị của công ty đến với nhân viên
Xóa bớt rào cản giữa cấp trên và cấp dưới
2. Lập ngân sách
Chi phí cho company trip là chi phí cho nhân sự lớn thứ hai, chỉ đứng sau tiền lương. Vì vậy, đừng xem thường phần chi phí này. Hãy lập ngân sách một cách rõ ràng, và tuân thủ giới hạn ngân sách.
3. Nghiên cứu điểm đến và lập hành trình
Khi công ty lên kế hoạch cho chuyến du lịch company trip, công ty phải hiểu rõ điểm đến: Khoảng cách, địa hình, thời tiết, phong tục địa phương, ẩm thực, thậm chí là luật pháp địa phương. Bên cạnh việc hiểu rõ điểm đến, thì việc lập hành trình cũng rất cần thiết. Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc, lúc nào làm gì…
4. Lựa chọn hình thức đi lại (vận chuyển)
Việc lựa chọn phương tiện đi lại phù hợp sẽ giúp cho công ty tiết kiệm chi phí, đồng thời, mang lại trải nghiệm thoái mái, dễ chịu cho người tham gia. Có các phương tiện như đi máy bay, xe, tàu hỏa, tàu thủy, xe bus, xe ô tô tự lái, đi bộ trekking…
5. Chỗ ở (phòng khách sạn)
Đặt phòng khách sạn, nghe thì đơn giản, nhưng không hề đơn giản. Có rất nhiều phiền phức liên quan đến việc đặt phòng khách sạn mà nhiều người phải gánh chịu:
Khách sạn nhìn hình thì rất lung linh, mà đến nơi thì hỡi ôi
Bể bơi nhìn sang chảnh nhưng thật tế bé tẹo tèo teo
Vào phòng thì ẩm thấp, mùi khó chịu
Phòng vệ sinh, nhà tắm thì không được sạch sẽ cho lắm, hay bồn cầu nghẹt, lavabo nước không xuống
Máy lạnh không lạnh, hay rỏ nước, hoặc gây tiếng ồn như máy bay
Đoàn đến rồi mà phòng chuẩn bị chưa xong
Tóm gọn lại một câu là: Đặt phòng giá tốt, đảm bảo trong ngân sách, mà được ở khách sạn tốt nhất, là việc không hề dễ dàng chút nào.
6. Lựa chọn nhà hàng ăn uống
Nên lựa chọn nhà hàng có vị trí thuận tiện trên cung đường mà đoàn đi qua. Cũng nên lưu ý lựa chọn thực đơn phù hợp với đại đa số mọi người, không nên chọn món “cá biệt” khiến cho nhiều người khó ăn. Đặc biệt lưu ý lựa chọn nhà hàng đảm bảo điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm. Dĩ nhiên cũng phải lựa chọn nhà hàng phù hợp với ngân sách của công ty.
7. Giấy tờ đi du lịch
Nếu đi du lịch trong nước thì cần giấy tờ đơn giản. Người lớn thì cần căn cước công dân, trẻ em thì cần giấy khai sinh. Nếu đi du lịch nước ngoài thì giấy tờ phức tạp hơn, công ty phải thông báo cho nhân viên để họ chuẩn bị đầy đủ, ví dụ như hộ chiếu. Nếu chuyến du lịch đi đến một quốc gia cần có thị thực, thì công ty phải tiến hành thủ tục xin thị thực cho nhân viên.
8. Bảo hiểm du lịch
Bảo hiểm du lịch là điều cần thiết để bảo vệ nhân viên trước những trường hợp không lường trước hoặc không may xảy ra. Trong hầu hết trường hợp, bảo hiểm du lịch là bắt buộc.
9. Liên hệ và đặt lịch họp nếu có
Nếu chuyến du lịch của công ty có kết hợp với việc gặp gỡ đối tác, hoặc kết hợp với khảo sát địa phương, thì cần phải liên hệ và đặt lịch trước.
10. Nếu du lịch kết hợp với hội nghị, hội thảo… thì phải chuẩn bị tài liệu cho hội nghị, hội thảo
Chuẩn bị các tài liệu, các bài thuyết trình, các ấn phẩm… cho cuộc hội nghị, hội thảo có trong chuyến du lịch của công ty.
11. Nếu có teambuilding: Lập chi tiết và làm check-list vật dụng cần chuẩn bị
Nếu chuyến du lịch có kết hợp với teambuilding, thì cần phải làm chi tiết cho phần teambuilding, chơi các trò chơi nào, cần chuẩn bị ra sao, set up như thế nào, tổng ngân sách bao nhiêu… Sau khi lập chi tiết, thì làm check list các vật dụng cần chuẩn bị cho teambuilding.
12. Nếu có gala dinner: Lập chi tiết và làm check-list
Nếu chuyến du lịch có làm gala dinner, thì cần phải lập chi tiết cho phần gala này. Concept như thế nào cho phù hợp, trang trí sân khấu ra sao, mở màn như thế nào, nội dung chính là gì, kết thúc như nào, tổng ngân sách ra sao… Sau khi lập chi tiết, thì làm check list.
13. Đi khảo sát thực tế nếu thấy cần thiết
Đi khảo sát sẽ giúp cho công ty hiểu rõ tình hình thật tế của cung đường, của hành trình, khách sạn, phòng nghỉ, nhà hàng ăn uống, các địa điểm tổ chức hoạt động như teambuilding, khu vực tổ chức gala... Một lưu ý quan trọng: Đi khảo sát cũng cần phải có chi phí, vì vậy, cần phải kiểm soát ngân sách cho chuyến đi khảo sát. Chỉ cần tối đa 02 người đi khảo sát là đủ.
14. Review lại tổng thể
Khi mọi thứ đã được lập kế hoạch, thì cần phải review lại tổng thể, để đảm bảo không bỏ sót thứ gì.
15. Cuối cùng: Chuẩn bị sẵn sàng cho chuyến đi!
Cả công ty và toàn bộ nhân viên cần phải sẵn sàng cho chuyến đi. Sắp xếp lại công việc. Vật dụng công ty đầy đủ. Hành lý cá nhân sẵn sàng. Giấy tờ đầy đủ. Tâm lý “on-board”.
II/ TRONG CHUYẾN ĐI
16. Quản lý thời gian
Nhân viên nên hiểu tầm quan trọng của lịch trình và nên tuân thủ nghiêm ngặt nó. Nên đến địa điểm sớm hơn thời gian đã định. Duy trì lịch trình một cách đúng giờ sẽ giúp nâng cao trải nghiệm chung của chuyến đi.
17. Cơ hội kết nối
Trong chuyến đi, nhân viên trở thành đại sứ của công ty. Vì vậy, việc đào tạo nhân viên những kỹ năng mềm cần thiết để đại diện cho doanh nghiệp một cách khéo léo là rất quan trọng. Họ có thể xây dựng mạng lưới khách hàng và cộng tác viên tiềm năng trong khi thực hiện các cuộc họp đơn giản hoặc tham gia các sự kiện của công ty.
18. Theo dõi chi phí, lấy hóa đơn đầy đủ
Nhân viên nên ghi lại tất cả các chi phí được thực hiện trong chuyến du lịch của công ty và luôn luôn lấy hóa đơn đầy đủ.
19. Thực hiện đầy đủ các hoạt động đã lập kế hoạch
Mọi kế hoạch chỉ có giá trị khi nó được thực thi. Chuyến du lịch của công ty đã được lập kế hoạch với các hoạt động cụ thể, thì cần phải được thực thi đúng với kế hoạch. Nếu có hoạt động nào bị bỏ qua, thì cần phải nêu rõ lý do, và rút nghiệm cho lần sau.
20. Xử lý sự cố phát sinh nếu có
Trong chuyến du lịch của công ty, đôi khi xảy ra các sự cố ngoài ý muốn. Công ty cần hiểu rõ vấn đề, cần người có kinh nghiệm xử lý tình huống.
III/ SAU CHUYẾN ĐI
21. Báo cáo và đánh giá
Nhân viên nên thực hiện báo cáo về chuyến du lịch. Báo cáo này cần được chia sẻ với cấp quản lý của công ty. Công ty sẽ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm nếu có, và cải thiện cho các chuyến du lịch lần sau của toàn thể công ty.
Trên đây là những bí quyết để công ty có thể tổ chức một chuyến du lịch cho toàn thể nhân viên một cách hiệu quả và tiết kiệm.
TiimTravelVisa là công ty du lịch lữ hành hoạt động từ năm 2012, có đầy đủ giấy phép lữ hành nội địa và quốc tế. Trong gần 12 năm phụng sự, chúng tôi đã thực hiện rất nhiều chuyến company trip cho hơn 700 doanh nghiệp và tổ chức. Điển hình trong số đó như chuyến du lịch nghỉ dưỡng cho 1,200 công nhân của Đông Hưng Group, chuyến du lịch kết hợp teambuilding hoành tráng cho 300 nhân sự của Thắng Lợi Group, chuyến dã ngoại kết hợp hội nghị và gala cho 150 nhân sự của REE Corporation, và hàng trăm chuyến company trip - teambuilding - gala khác.
Đội ngũ chuyên viên tư vấn và điều hành của chúng tôi là những người trẻ đầy nhiệt huyết, thành thạo trong việc tổ chức company trip, teambuilding, gala, du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo.
Team hướng dẫn viên nổi trội như Đinh Quốc Thanh, Nguyễn Thanh Liêm, Hồ Quan San, Phạm Minh Tùng… đều là các hướng dẫn trẻ trung, dày dạn kinh nghiệm, tâm huyết với nghề, luôn khát khao mang lại những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho du khách.
Quý khách có nhu cầu, hãy liên hệ với TiimTravelVisa - các Tiimers luôn sẵn sàng phục vụ!
Hotline: 0815 168 166.
Email: mice@tiimtravel.com
