Là một trong những công ty nổi bật trong ngành tổ chức sự kiện, Tiim® Event có cơ hội được làm việc với nhiều nhãn hàng lớn, nhiều doanh nghiệp lớn, và đút kết không ít những bài học quý giá trong tổ chức sự kiện.

Sau đây là quy trình tổ chức sự kiện tại Tiim® Event.

1. Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn tiền sự kiện (Pre-event)

1.1. Xác định mục đích của sự kiện, nhận brief, nhận RFP (Request for proposal)

Tiim® Event làm việc với khách hàng để xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện. Và kết quả cần phải đạt được là bảng “mục đích sự kiện” gồm các nội dung như sau:

• Loại hình sự kiện: Hội nghị (chủ đề hội nghị là gì), lễ ra mắt sản phẩm (sản phẩm là gì), lễ khai trương, lễ trao giải, lễ tri ân, lễ kỷ niệm, tiệc gala lunch, gala dinner, tiệc giáng sinh, tiệc year end party, tiệc new year party, hoạt động teambuilding, đoàn caravan…
• Thời gian tổ chức sự kiện
• Quy mô của sự kiện: Dự kiến số lượng người tham dự sự kiện
• Đối tượng người tham dự là ai? CIP, VIP là ai?
• Phát thảo địa điểm phù hợp (hội trường khách sạn, nhà hàng, rooftop, du thuyền, bãi biển, công viên, sân vân động, đường phố…)
• Chủ đề của sự kiện (khách hàng mong muốn chủ đề như thế nào)
• Thông điệp của sự kiện (khách hàng mong muốn truyền đạt thông điệp gì)
• Ngân sách dự trù (khách hàng dự trù chi ngân sách bao nhiêu cho sự kiện)
• Các yêu cầu khác cho sự kiện

1.2. Lên ý tưởng tổ chức sự kiện (Event Concept), chủ đề sự kiện (Theme) và phương án tổ chức sự kiện (Planning Proposal)

Sau khi nghiên cứu kỹ chi tiết của bảng “mục đích sự kiện”, Tiim® Event thực hiện Brainstorm để lập ý tưởng tổ chức sự kiện (Event Concept). Ý tưởng tổ chức sự kiện là linh hồn của sự kiện. Chính ý tưởng tổ chức sự kiện quyết định sự thành công của sự kiện. 

Sau khi đã có Concept, tiếp tục Brainstorm để phát triển chủ đề của sự kiện (Theme). Đưa ra những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Concept là “Linh hồn” thì Theme là “Diện mạo” của Event.

Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là “Luôn tràn đầy năng lượng sống”, còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ “Tràn đầy năng lượng” đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster…, qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động.

Kết quả của giai đoạn Brainstorm là một Planning Proposal có đầy đủ thông tin như sau:

• Concept của sự kiện
• Chủ đề cho sự kiện (theme)
• Thông điệp cụ thể của sự kiện
• Địa điểm cụ thể cho sự kiện (đã khảo sát địa điểm và check availability của địa điểm trước khi đề xuất cho khách hàng)
• Thời gian cụ thể cho sự kiện
• Phát thảo thiết kế, trang trí và bày trí cho sự kiện (ví dụ: màn hình led, sân khấu vô cực, vật dụng trang trí như bong bóng hay hoa tươi…, loại âm thanh ánh sáng, khu vực nghệ nhân, tranh ảnh văn hoá, vật thể trưng bày, standee trưng bày, dựng khung rạp…)
• Phát thảo kịch bản sự kiện (đảm bảo mỗi chương trình / tiết mục đều bám sát với chủ đề sự kiện, truyền tải thông điệp của sự kiện)
• Phát thảo các thành phần quan trọng cho sự kiện: MC, diễn giả, ca sĩ, nhóm biểu diễn… 
• Phát thảo chương trình truyền thông sự kiện
• Phát thảo cách thức đăng ký tham gia sự kiện (đăng ký online, thanh toán online, lấy code, quét code để check in tại sự kiện…)
• Phát thảo cách thức kêu gọi và quản lý nhà tài trợ, đơn vị bảo trợ truyền thông
• Phát thảo cách thức và công cụ đo lường hiệu quả của tổ chức sự kiện
• Phát thảo ngân sách cho toàn bộ sự kiện (để đảm bảo trong giới hạn ngân sách của khách hàng)
• Phát thảo về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện nếu cần
• Dự trù rủi ro và phương án backup

1.3. Thuyết trình Event Concept, Theme và Planning Proposal với khách hàng (Proposal Presentation)

Sau khi hoàn thiện Event Concept, Theme và Planning Proposal, Tiim® Event sẽ tiến hành thuyết trình với khách hàng.

1.4. Ký hợp đồng tổ chức sự kiện

Sau khi khách hàng đồng ý với Event Concept, khách hàng sẽ ký hợp đồng với Tiim® Event.

1.5. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện (Event Planner)

Tiim® Event thực hiện lập kế hoạch tổ chức thực hiện sự kiện.

Kết quả của bước này là bảng “Kế hoạch tổ chức sự kiện - Event Planner” bao gồm các nội dung như sau:

• Hạng mục chính
• Hạng mục con
• Nhân sự phụ trách từng hạng mục
• Deadline từng hạn mục
• Ngân sách từng hạn mục

1.6. Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Dựa vào event planner, thực hiện tất cả các hạng mục trong giới hạn thời gian deadline và trong giới hạn ngân sách.

Thường xuyên tổ chức hội họp đội nhóm để thống nhất và cho ra kết quả tốt nhất.

Báo cáo và trao đổi thường xuyên với khách hàng để đảm bảo khách hàng hài lòng với kết quả của từng hạng mục do Tiim® Event thực hiện.

1.7. Dàn dựng và chạy thử sự kiện

Trước sự kiện 1-3 ngày, Tiim® Event thực hiện công tác dàn dựng và chạy thử toàn bộ sự kiện.

Tổng duyệt sự kiện.

Sau khi tổng duyệt sự kiện, Tiim® Event thực hiện đánh giá rủi ro sự kiện và lên phương án backup.

2. Giai đoạn trong sự kiện (At-event): Tổ chức triển khai chạy sự kiện

Từ thời điểm mở cửa đón vị khách đầu tiên chính là thời điểm bắt đầu thực hiện sự kiện. Cho đến thời điểm chào tạm biệt vị khách cuối cùng ra về chính là thời điểm kết thúc sự kiện. Tiim® Event đảm bảo chu toàn tất cả các hạng mục từ lúc mở đầu đến khi kết thúc.

3. Giai đoạn hậu sự kiện (Post-event)

3.1. Trả lại hiện trường

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình thu dọn vật dụng trong sự kiện, bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức, trả lại hiện trạng ban đầu.

3.2. Tổ chức họp event team, báo cáo, rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

3.3. Báo cáo kết quả với khách hàng, quyết toán và thanh lý hợp đồng

Tiim® Event thực hiện báo cáo sự kiện với khách hàng, quyết toán và thanh lý hợp đồng.

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện tại Tiim® Event.
 

Lượt xem: 71